Consejos para sus comunicaciones


Consejos para sus comunicaciones La gran mayoría de sus comunicaciones para el alquiler de su propiedad se realizan mediante Internet.  Para aquellos que no están familiarizados con Internet, el esfuerzo puede resultar un poco complicado. La navegación en Internet y la búsqueda de información son sencillos, pero como anunciante en la Web, usted debe seguir unas pautas que pueden ser completamente desconocidas para algunos de ustedes.

Si usted no tiene cuidado con los mensajes, las interpretaciones de sus inquilinos puede llegar a ser muy distantes del significado original. La ausencia del contacto y del lenguaje no oral de la comunicación cara-a cara o incluso el tono de voz por teléfono, mucho de lo que se dice en la comunicación  Web puede ser malinterpretado si no es cuidadoso con su escrito- y aun así, nunca hay total  garantía.

Aquí es donde estos consejos puede ayudarle a evitar algunos malentendidos. Siguiendo estos sencillos pasos, usted ayudará a garantizar que lo que escribe será correctamente interpretado.
 

 

NO UTILIZAR TODO EN MAYUSCULAS.
Su inquilinos se preguntarán por qué les esta gritando. Algunas personas podrían pensar que las letras mayúsculas son más fáciles de leer, o tal vez piensan que escribir en mayúsculas llamará más la atención. Pero de todos modos, el sentimiento general hacia los comunicados totalmente en mayúsculas es de un tono de frustración o condescendencia, dos cosas que desea evitar en sus interacciones con sus inquilinos. 

Corrector ortográfico.
Escribir palabras incorrectamente no sólo cambia el significado de lo que usted escribe, también puede hacer que los futuros inquilinos tengan un segundo pensamiento sobre su profesionalidad.)¿Qué confianza despertará en su futuro inquilino si deletrea mal una palabra que utiliza en su día a día? Si usted sabe que hay una palabra en la que constantemente se equivoca al escribir, utilizar la herramienta de Auto-corrección en Microsoft Word o Outlook le será de gran ayuda. También le servirá para acentuar las palabras que se le hayan escapado. Simplemente seleccione Auto-corrector en el menú despegable y Voila- podrá repasar toda su gramática y corregir rápidamente los errores más evidentes

Corregir errores de gramática y puntuación.
Nunca pase por alto la importancia de una coma o punto. Es difícil para la gente a leer de corrido con oraciones sin comas, ni puntos,  ni transiciones entre frases o también  breves fragmentos que no responden completamente  a sus preguntas. Sabemos que usted tiene mucho que decir, pero trate de darles a sus inquilinos la posibilidad de hacer una pausa y tomarse un  respiro en algún punto intermedio . Probablemente de esta manera conseguirá que retengan mejor lo que les explica.

¡¡Evite el exceso de signos de exclamación!!.
¡¡¡Estamos ansiosos por leer acerca de sus fabulosas vistas!!! y su ¡¡¡¡¡oferta en temporada baja !!!!!, pero ¿Tanto como para incluir 5 puntos de exclamación? Probablemente no. Los signos de exclamación son generalmente vistos como innecesarios o distracciones y puede llevar a confusión sobre lo que usted quire comunicar. Aténgase a los hechos objetivos y tenga confianza en su fabulosa casa para crear emoción por sí sola.

Añadir espacios.
Piense en su página preferida de noticias en la Web. Lo más probable es que los artículos que lees están escritos en párrafos cortos, a veces tan sólo en una o dos frases cada uno. Si estos artículos fueran escritos en un párrafo largo, puede que usted no tomara el tiempo para leerlos a fondo. Lo mismo ocurre con sus e-mails. Cuando envíe información detallada a sus inquilinos, utiliza listas con viñetas y varios párrafos. El espacio en blanco es una lectura en línea más fácil y podría ayudar a los inquilinos potenciales a encontrar la información que buscan de un vistazo.

No al uso excesivo de emoticonos.
Los emoticones son las caras sonrientes que se ven en e-mails y mensajes instantáneos o, a veces sólo se muestran mediante símbolos como:) o =). (Mire de lado y usted verá una cara sonriente). Las personas suelen utilizar emoticonos para expresar su sentido del humor y ayudar a garantizar que sus mensajes se interpretan correctamente. Dependiendo de la relación que tiene con sus inquilinos, usted puede tener la tentación de utilizar el humor o mantener sus mensajes alegres, y una cara sonriente o dos deberían ir bien. Sin embargo, también debemos recordar que de lo que se trata a fin de cuentas es de una comunicación comercial, y todo un e-mail de emoticonos y símbolos podría hacer preguntarse al arrendatario por su profesionalidad. (Como alternativa, algunos propietarios optan por evitar el humor del todo, debido al riesgo de ofender a sus huéspedes o dar opción a malentendidos en  datos importantes.)

No abuse de la opción de alta prioridad.
Algunos servicios de correo electrónico ofrecen al usuario la opción de enviar su correo electrónico como de "alta prioridad" para que el receptor sea consciente de su importancia, por lo general se denota con un signo de exclamación rojo. Somos conscientes de la urgencia que se siente cuando usted está esperando una confirmación de la reserva o de un contrato firmado. Eso no quiere decir que deba enviar un email como  "alta prioridad" cada vez que se ponga en contacto con sus invitados. Al igual que el chico que gritó lobo, tarde o temprano pasaran por alto el punto de exclamación en rojo. Es mejor que se reserve la "alta prioridad" para una emergencia real.

Guarde el historial del email.
Algunas personas seleccionan la opción en sus cuentas de correo electrónico para eliminar la cadena de mensajes al responder a un mensaje. Tal vez prefieran la mirada limpia de un nuevo mensaje, pero cuando usted y el inquilino han tenido numerosos intercambios de email, es útil tener las comunicaciones anteriores fácilmente accesibles - especialmente si usted está trabajando en los detalles sobre precios, fechas, depósitos de seguridad, códigos, etc. Usted no puede confiar en que todo el mundo sea tan organizado como usted, así que simplifique la tarea de sus inquilinos para mantener la información a su alcance.

Utilice Asuntos claros.
Piense en los inquilinos que están comenzando su búsqueda para el alquiler de vacaciones. Si ellos están tratando de saber en todo momento que propiedad es cada una, un correo electrónico con el “Asunto” en blanco o una línea genérica no les será de gran ayuda. Enviar un email con un “Asunto” en blanco o genérico puede ser confuso, y podría perderse entre otros mensajes que tienen en su bandeja de entrada. Use en el campo “Asunto” un titulo detallado, el cual ayudara a usted y a su inquilino a localizar mejor los emails que están buscando


No se convierta en un spammer. Cuando un viajero le envía una pregunta, usted ahora tiene una nueva dirección de e-mail a su alcance. El acceso a estas direcciones no está destinado a ser objeto de abuso. Legalmente sólo puede enviar un correo electrónico masivo a un cliente (alguien que ha pagado por una estancia de su alojamiento) o alguien que específicamente haya aceptado recibir mensajes de usted. Eso significa que usted no puede enviar boletines de noticias y actualizaciones a las personas que sólo han preguntado acerca de su propiedad. Le recomendamos que utilice uno de los programas de marketing por e-mail disponible en Internet para evitar romper las leyes de spam. (Y por supuesto, ¡guardar las cartas en cadena y de humor para ti!)

Una de las mejores maneras para detectar cualquier error es tratar de leer en voz alta.

Aunque usted sólo puede que cometa uno o dos de estos errores de comunicación, considerar formas de mejorar sus comunicaciones sólo ayudará el futuro de su negocio de alquiler de vacaciones.
 

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